Contrato de operação de dados

1. Partes e objeto

Este contrato é entre o consultório que assina o Nutriii (o "consultório", representado pelo responsável que cria a conta) e quem oferece o Nutriii (o "Nutriii"), a HELPFLUX SOLUÇÕES EM TECNOLOGIA LTDA, CNPJ 58.063.432/0001-21, com sede em Santa Maria de Jetibá/ES. Ele faz parte dos termos de uso e regula o tratamento dos dados pessoais dos pacientes do consultório no Nutriii, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018, a LGPD).

Nesses dados, o consultório é o controlador e o Nutriii é o operador. Os dados da conta e da assinatura, em que o Nutriii é o controlador, seguem a política de privacidade.

2. Definições

As palavras deste contrato têm o sentido da LGPD: dado pessoal, dado pessoal sensível, titular (aqui, o paciente), tratamento, controlador, operador, encarregado e incidente de segurança. Suboperador é o fornecedor que o Nutriii contrata e que trata os dados dos pacientes para o serviço funcionar.

3. O tratamento

• Finalidade: prestar o serviço do Nutriii ao consultório (guardar, organizar, calcular, exibir, enviar e imprimir o que o consultório registra), e nada além disso.
• Titulares: os pacientes do consultório e, quando registrados, os responsáveis por eles e os contatos indicados.
• Dados: identificação e contato, agenda, financeiro do paciente e dados de saúde (anamnese, avaliações, exames, gestação, plano alimentar, prescrições, fotos, anexos e os registros do prontuário), além do que o paciente registrar no app.
• Duração: enquanto o consultório usar o serviço, e depois pelo tempo do item 14.

4. Instruções do consultório

O Nutriii trata os dados dos pacientes só de acordo com as instruções do consultório. As instruções são o uso que a equipe do consultório faz do sistema e as escolhas que ela faz nele (quem vê o quê, o que é publicado ao paciente, o que é enviado), dentro destes termos. Se uma instrução parecer contrária à lei, o Nutriii avisa o consultório.

O Nutriii não usa os dados dos pacientes para fins próprios, não os vende, não os usa para publicidade e não os usa para treinar inteligência artificial.

5. O que cabe ao consultório

• Ter base legal para cada dado que registra, inclusive o dado de saúde (por exemplo, a tutela da saúde para o prontuário, art. 11, II, "f", da LGPD).
• Informar os pacientes sobre o tratamento e registrar o consentimento quando a lei pedir, como para o app do paciente, a comunicação e a inteligência artificial.
• Cuidar do consentimento de um dos pais ou do responsável quando o paciente for criança ou adolescente e a lei pedir.
• Escolher quem da equipe acessa o quê, desativar quem sai e manter o sigilo profissional.
• Atender aos pedidos dos pacientes como controlador, com a ajuda do Nutriii.

6. O que cabe ao Nutriii

• Tratar os dados só para a finalidade do item 3, de acordo com as instruções do item 4.
• Manter o sigilo dos dados e exigir sigilo de quem trabalha no Nutriii e dos suboperadores.
• Adotar as medidas de segurança do item 7 e mantê-las atualizadas.
• Ajudar o consultório a atender aos pedidos dos pacientes, a responder à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e a fazer o relatório de impacto, quando for preciso.
• Avisar o consultório de um incidente de segurança, como diz o item 11.

7. Segurança

• Conexão criptografada entre o navegador ou o app e o Nutriii.
• Separação entre consultórios: cada consultório só alcança os próprios dados.
• Acesso por papel: a secretária nunca vê o prontuário, e, por padrão, cada nutricionista vê só os próprios pacientes.
• Verificação em duas etapas no login, disponível para toda a equipe, no painel e no app, e recomendada pelo Nutriii; cada pessoa decide se a liga.
• Trilha de acesso: fica registrado quem leu e quem gravou cada dado clínico, quando e de onde.
• Registro finalizado do prontuário que não muda: a correção é um adendo, com data, hora, autor e CRN.
• Arquivos fora de endereço público, abertos por links que valem por pouco tempo.
• Cópias de segurança cifradas antes de sair do servidor e guardadas fora dele (Cloudflare R2), com uma chave que o fornecedor não tem.
• Registros de erro e de sistema sem nome, CPF ou texto clínico.

8. Suboperadores

O consultório autoriza o Nutriii a usar estes suboperadores, cada um só com o que precisa:

• Hospedagem: o provedor do servidor do banco de dados e dos arquivos, que fica nos Estados Unidos (item 10).
• Cloudflare: proteção e entrega do site, do painel e da API, com o tráfego criptografado, e a guarda das cópias de segurança (Cloudflare R2), cifradas antes de sair do servidor.
• Resend: entrega dos e-mails, como os lembretes aos pacientes.
• Expo: entrega dos avisos no celular, que nunca levam o nome do paciente nem dado de saúde.
• Sentry: registro de erros, sem dado dos pacientes.

O Nutriii informa ao consultório, com antecedência, qualquer suboperador novo que vá tratar os dados dos pacientes. Se o consultório não concordar, pode cancelar a assinatura antes da mudança, sem multa. O Nutriii exige de cada suboperador as mesmas obrigações de proteção deste contrato e responde por ele.

9. Inteligência artificial

Os recursos de inteligência artificial ainda não estão ligados. Quando chegarem, a inteligência artificial só funciona se o consultório ligar o recurso e aceitar o termo do provedor, que entra como suboperador. O provedor e os dados enviados a ele são informados neste contrato e na política de privacidade antes de a inteligência artificial ser ligada. O Nutriii não grava o texto enviado nem o recebido, e nada que a inteligência artificial sugere é gravado sem o nutricionista revisar e salvar.

10. Transferência internacional

O servidor de hospedagem do Nutriii, onde ficam o banco de dados e os arquivos, inclusive os dados de saúde dos pacientes, fica nos Estados Unidos. A Cloudflare, o Resend, o Sentry e os serviços de avisos no celular (Expo, Apple e Google) também podem tratar dados fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos.

Dado de saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II, e art. 11 da LGPD). Toda transferência internacional acontece porque é necessária para prestar o serviço contratado, nas hipóteses do art. 33 da LGPD.

11. Incidentes de segurança

Se o Nutriii souber de um incidente de segurança que atinja os dados dos pacientes do consultório, avisa o consultório sem demora, com o que se sabe: o que aconteceu, quais dados e quais pacientes podem ter sido atingidos, o que já foi feito e o que o consultório pode fazer. O Nutriii ajuda o consultório a comunicar a ANPD e os pacientes quando a lei pedir.

12. Pedidos dos pacientes

Se um paciente pedir ao Nutriii algo sobre os próprios dados, o Nutriii encaminha o pedido ao consultório e não responde por ele, salvo quando a lei mandar. Com o módulo de pacientes, o consultório vai poder ver, corrigir e exportar os dados de cada paciente no próprio sistema.

13. Acesso pela equipe do Nutriii

A equipe do Nutriii só acessa os dados de um consultório quando é preciso para dar suporte, corrigir um erro ou cumprir a lei. Esse acesso fica registrado, inclusive na trilha de acesso ao prontuário, e a equipe nunca aceita termos, assina, cancela nem apaga nada em nome do consultório.

14. Fim do contrato

Encerrar a conta não apaga os prontuários automaticamente, porque o prontuário tem prazo legal de guarda (Lei nº 13.787/2018). Quando o consultório pede o encerramento, o Nutriii combina com ele a exportação dos prontuários e dos demais dados (em PDF e em arquivo de dados) e o destino dos dados depois disso, respeitadas a guarda legal e as obrigações de cada parte. Enquanto guardar os dados, o Nutriii mantém todas as obrigações deste contrato.

15. Informações ao consultório

O Nutriii fornece ao consultório, quando ele pedir, as informações necessárias para mostrar que este contrato é cumprido, sem expor dados de outros consultórios nem a segurança do sistema.

16. Vigência

Este contrato vale enquanto o consultório usar o Nutriii e, depois, enquanto o Nutriii guardar dados dos pacientes do consultório. Se houver conflito entre ele e os termos de uso sobre os dados dos pacientes, vale este contrato. Quando ele mudar de forma relevante, pedimos o aceite do responsável pelo consultório de novo no próximo acesso ao painel.

17. Encarregado e contato

O encarregado pelo tratamento de dados pessoais (o DPO) do Nutriii é alcançado pelo e-mail de contato. Assuntos deste contrato: contato@nutriii.com.br, com o assunto "Privacidade".